事務の負担軽減に関する再度のお願い

　下の文書は、2024年に総会でお願いしたのち徹底を図ったときの文書です。

事務の負担を軽減するため改めてご協力をお願いします。

当時と比べても、郵便料金は高騰し、更に値上げの動きも報道されています。それにも増して一番の問題は、このままでは事務を引き継いてもらう若手（もちろん年配者でも構わない）が現れるとは考えにくい点にあります。会の維持継続を目指すなら、避けて通れない課題だと認識しています。

　特定の一部の者の負担の上に成り立つ活動は、持続できません。会の存続を求める以上は、当然の成り行きとご理解の上、ご協力いただくようお願いします。

　当時の文書でも触れていますが、窓口は、会長あるいは代表に限りません。それらにおいて、操作等がわからないという場合は、関係者でわかる人（若い人なら問題ないはず）を【連絡窓口】として登録してください。若手を活動に引き込む良い機会にもなると思います。

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事務の負担軽減に関するお願い　2024/06/06

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　津市広域獣害対策連絡協議会

　先の総会でお願いしましたように事務の負担軽減を図るために各組織への連絡にLINEを活用したいと思います。以下の事情をご理解いただきご協力ください。

■ 今導入に踏み切る理由

・このままでは役員の後継者が得にくい

・スマホが普及しLINEの利用者が増えた

・自治会等でも導入するところが多くなった

・郵便事情の悪化で市内でも2日は要する環境になった

・難しいことはわからないという声があるため導入を遠慮してきたが、必要に応じて対応できる人に窓口になってもらえば良い(と気づいた)

■ LINEの導入により

・迅速簡単に連絡ができる

・情報の共有が進む

・若手を巻き込むきっかけになる(活動状況を知ってもらえる)

・会議の回数が減らせる(役員会で実証済み)

・発生時点で発信できるので迅速で忘れることがなくなる

・写真も送れるので理解がしやすい

・全てが時系列に履歴として残るので確認がしやすい

・(できれば)基本的に郵送をなくして手間だけでなく経費も削減したい

■ どう進めるか

① LINEグループ「津市広域獣害対策連絡協議会ホットライン」を開設(済み)

②グループに登録してもらう

・会長である必要はなく若い役員とかが窓口になってもらうのもOK

・複数人の登録もOK

■ 登録方法

① QRコードを読み込み「登録希望」の意思表示、組織名を送信

② 招待メールが届いたら承認

と簡単ですが、わからない方は誰かに① をやってもらってください。

※ とりあえず受信して読めるようになれば〔郵送〕の代わりとして機能します。

※ 先々で〔郵送〕は必要最小限にしたいと思います。

■ スケジュール

・6月中には体制を固めたい

・各組織最低1人の登録をお願いする

・無理な場合は、電話や郵送で連絡する手間が残るので極力避けたい(二重の手間になる)

PDF版は、こちら。

(ここの短縮URL)

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